I forbindelse med, at vi er en forening i Vejle kommune er foreningsadministrationssystemet Conventus stillet til rådighed af kommunen. Vejle kommunen kræver, at deres foreninger bruger dette system til bl.a. regnskab og medlemsregistrering.

 
Det skal vi være rigtige glade for, da det giver en masse fordele i administrationen af foreningen. En stor forening som vores, med mange aktiviteter giver også meget administrativt arbejde. F.eks. det at holde styr på medlemmerne, hvem er meldt til hvad, betalinger og meget andet. Det har hidtil været klaret af bestyrelsesmedlemmer med hvert deres adskilte områder og ”systemer”. Koordinering og vedligeholdelse af disse ”systemer” har været omfattende og tidskrævende og præget af meget manuelt arbejde. De fleste meste af disse administrative opgaver er nu, eller vil med tiden, blive samlet i ét system.

Hvad betyder det for dig?

 Udover gladere bestyrelsesmedlemmer, som kan bruge mindre tid på administration og mere tid på Martha  - betyder det bedre service for dig som medlem.

 Sejladstilmelding kommer til at se lidt anderledes ud. Din tilmelding vil straks kunne ses på hjemmesiden, når du har tilmeldt dig og betalt ”tilmeldingsgebyr”. Ja, vi besluttede jo nogle nye regler for sejladstilmelding på generalforsamlingen i 2021, som indbefatter betaling af tilmeldingsgebyr ved hver sejladstilmelding.

 Medlemsregistret er nu tilgængeligt så alle kan se deres egne personoplysninger, tilmeldinger til sejladser m.m. Man kan selv logge ind i systemet, og ændre nogle felter som adresse og password, mens andre oplysninger kun er til orientering.
Nye medlemmer kan på hjemmesiden indmelde sig i ind foreningen og samtidigt betale kontingentet med kort eller Mobil Pay.

 Foreningen passer stadig rigtig godt på dine personoplysninger og de behandles selvfølgelig fortroligt og efter persondatalovgivningen.

 
Sådan gør du

Allerførst bør du logge ind og tjekke, at dine personlysninger står korrekt og du har det rigtige medlemskab. Bl.a. vil vi meget gerne have registreret din fødselsdato, det bruges både af Vejle Kommune og til indplacering i det rigtige medlemskab. Hvis du ikke ønsker at oplyse din fødselsdato, er det helt i orden - så skriver du bare ”01-01-1930”.

Login sker via hjemmesiden bl.a. på siden for sejlplan.

Du kan logge ind enten med telefonnummer eller e-mail.

Første gang du skal logge dig ind på dit medlemskab, skal du have et password. Det får du ved at bruge “glemt password” funktionen, hvorefter du modtager en mail eller SMS med det password du kan bruge. Hvis du vil ændre dette password, kan du bare logge ind på dit medlemskab og ændre det.

OBS! Har du børn eller børnebørn som sejler (gratis) med, skal de nu forinden oprettes som medlemmer. Det gøres ved at indmelde barnet via hjemmesiden, med samme e-mailadresse og telefonnummer som dig selv. Du vil herefter kunne se og ændre barnets oplysninger via dit login.

Som med alt nyt, kræver det lidt tilvænning og tilpasning – så holdt jer ikke tilbage med ris og ros. Det kan kun gøre brugen af systemet bedre.

Vejledningen på hjemmesiden opdateres i løbende i takt med vi bliver ”klogere” . Så læs dem grundigt inden du ringer efter hjælp. Hvis du alligevel oplever problemer med at bruge systemet, kan du blot tage kontakt til os.

God vind

Jørgen Groskopf og Annemette Østergaard

Sammen får vi det til at køre